公務員<面試>典型形式之文件筐測驗面試

　在面試實踐中，存在多種不同的面試形式，而較為典型和應用較為廣泛的是結構化面試、情景模擬面試、無領導小組討論面試、文件筐測驗面試和演講法面試五類。華圖公務員考試研究中心面試專家提出必須注意的是，這些面試形式都是相對采用的，而不具有惟一性，某個單位可能采用結構化面試，也可能采用無領導小組討論面試，還可能采用五種典型形式之外的其他形式，不同用人單位間更可能出現具體面試形式的差異，因此，考生應立足于提高自身修養和整體知識水平，而不能僅僅停留在對某種面試形式的深入研究上。
當然，如果能夠對各種面試形式特別是這幾類典型形式有相當程度的熟悉，則可以提高臨場發揮水平，對考試成績的突出不無裨益。下面由華圖公務員考試研究中心面試專家將對這五種典型面試形式逐一闡述，希望對廣大考生有所幫助。
　　文件筐測驗面試
　　文件筐測驗是國外人才測評中常用的方法，在國內人才選拔中正逐漸運用。
　　1. 文件筐測驗的概念
　　文件筐測驗，通常又叫公文處理測驗，是面試評價最常用和最核心的技術之一。文件筐測驗是情景模擬測試的一項通常用于管理人員的選拔，考查授權、計劃、組織、控制和判斷等項能力素質的測評方式。一般做法是讓考生在限定時間（通常為1～3小時）內處理事務記錄、函電、報告、聲明、請示及有關材料等文件，內容涉及人事、資金、財務、工作程序等方面。一般只給日歷、背景介紹、測驗提示和紙筆，考生在沒有旁人協助的情況下回復函電，擬寫指示，作出決定，以及安排會議。評分除了看書面結果外，還要求考生對其問題處理方式作出解釋，根據其思維過程予以評分。
　　文件筐測驗具有考查內容范圍廣、效率高的特點，因而非常受歡迎。
　　2. 文件筐測驗的優缺點
　　（1）文件筐測驗突出的兩個優點
　　一是考查的內容范圍廣。作為紙筆形式的文件筐測驗，測評考生的依據是文件處理的方式及理由，是靜態的思維結果。因此，除了必須通過動態過程才能體現的要素外，任何背景知識、業務知識、操作經驗以及能力要素都可以寓于文件之中，通過考生對文件的處理實現對考生素質的考查。
　　二是它的效率高。由于文件筐測驗所采用的文件，十分類似于考生應聘職位上常見的文件，有時就是完全真實的文件，因此，若考生能妥善處理測驗文件，就理所當然地被認為具備職位所需的素質。
　　前一個優點使得文件筐測驗具有廣泛的適用性，而后一個優點使之易為人所理解和接受。因此文件筐測驗在眾多情景模擬測驗手段中，屬于最普遍使用的一種。
　　（2）文件筐測驗在實施中的兩個缺點
　　一是評分比較困難。一份文件的處理，除了個人素質的原因外，機構、氛圍、管理觀念等不同的組織，具有不同的評價標準。顯然政府機關與公司企業、私營企業與國有企業對有關文件的處理是大相徑庭的。在我國從事實際工作的人們往往缺乏對招聘單位管理或經營狀況的深入了解，因而文件如何處理才能充分表明考生具備招聘職位所需素質，專業人員與實際工作者往往存在理解上的差異。因此，評分不容易把握。
　二是不夠經濟。測驗的設計、實施、評分都需要較長的時間，投入的精力和費用比較大。
　　3. 文件筐測驗的設計
　　文件筐測驗的設計必須緊緊抓住三個環節：
　　（1）工作分析
　　深入分析職位工作的特點，確定勝任該職位必須具備哪些知識、經驗和能力。工作分析的方法可以是面談、現場觀察或問卷。通過工作分析，要確定文件筐測驗要測評什么要素，哪些要素可以得到充分測評，各個要素應占多大權重。
　　文件筐測驗一般可以考查以下要素：
　　①書面表達及其理解；②統籌計劃能力；③組織協調能力；④洞察問題和判斷、決策能力；⑤任用授權能力；⑥指導控制能力；⑦崗位特殊素質，如法規條例知識。
　　文件筐測驗評分表（高級管理人員選拔）序號姓名性別年齡文化程度報考職位測評要素觀測要素滿分得分備注問題解決洞察
　　問題洞察問題的起因，把握相關問題的聯系，歸納綜合，形成正確判斷，預見問題的可能后果10X解決
　　問題提出解決問題的有效措施并付諸實施，即使在情況不明朗時，也能及時決策10Y計劃
　　統籌確定正確、現實、富于前瞻性的目標安排和實現目標的有效舉措及行動步驟，制定正確可*的行動時間表10Z日常管理任用
　　授權給部屬分派與其職責、專長相適應的任務，給部屬提供完成任務所需的人、財、物支持，調動使用部屬的力量，發揮部屬的特長和潛能10U指導
　　控制給部屬指明行動和努力的方向，適時地發起、促進或終止有關工作，維護組織機構的正常運轉，監督、控制活動經費的開支及其他資源的消耗〖〗10V組織
　　協調協調各項工作和部屬的行動，使之成為有機整體，按一定的原則要求，調節不同利益方面的矛盾沖突10W團結
　　部屬理解部屬的苦衷，在力所能及的范圍內解決部屬的困難，尊重部屬，傾聽部屬的意見，愛護部屬，幫助部屬適應新的工作要求，重視并在條件許可的情況下，促進部屬的個人發展10R個人效能注重實干、效率和行動，合理有效地使用、分配、控制自己的時間10S考官評語
　　考官簽字
　　（2）文件設計
　　包括選擇什么文件種類，如信函、報表、備忘錄、批示等；確定每個文件的內容，選定文件寓設的情景等。文件數量較多，時間以2～3小時為宜。文件的簽發方式及其行文規定可以忽略，但文件的行文方向（對上與對下，對內與對外等）應有所區別，特別要注意各個文件測評要素的設計。一個文件不同的處理常常可以體現不同的要求，對文件的處理方式要有所控制，確定好計分規則或計分標準，盡量避免每個要素同時得分和無法歸于某一要素的情況出現。
　　（3）測驗評分
　　實施文件筐測驗之后，評分一般由專家和具備該職位工作經驗的人（一般是選拔職位的上級主管及人事組織部門的領導）進行，除了前面設計時要制訂好評分標準外，更重要的是對評分者要進行培訓，使評分者根據評分標準而不是個人的經驗評分。評分的程序也要特別注意。可以考慮各自獨立評分，然后交流評分結果，對評分差異各自申述理由后，再獨立第二次評分，最后將評分結果進行統計平均（評分者比較多時，可以去掉最高分和最低分），以平均分作為最后得分。有時，在考生答案不明確的情況下，需要質詢應聘考生，根據其對處理方式的解釋確定得分。
　　整個文件筐測驗的設計要特別注意兩點：
　　一是測驗材料難度的把握。目前國內對各個職位應具備何種程度的知識、經驗和能力缺乏客觀可*的依據，難度的把握比較困難。把握不準，材料過難，固然作為選拔測驗有時可以選拔到很好的人才，但大材小用，很難設想這個人會安心本職位工作，且導致人力資源的浪費。材料過于容易，測驗會出現“天花板效應”，大家都得高分，區分不出應聘考生的能力大小。

　　二是要注意材料真實性程度的把握。完全杜撰的材料，應聘考生可以根據一般知識推理，處理的結果沒有針對性，看不出應聘考生的水平差異，考生被錄取后需要經過較長時間的培訓和適應才能勝任工作。完全真實的材料，過于偏重經驗的考查，忽視潛能的考查，最后選拔到的人無疑是完全與招聘單位文化氣氛相同的人，違背了引入外來人才、給單位輸入新鮮血液的本來目的。同時完全真實的材料，使招聘考試本身對單位內部考生和單位外部考生不公平，同樣的能力水平，內部考生被錄取的可能性更大，結果給人留下“一切都是內定，考試不過是走形式”的印象，這對真正想引進外部人才的單位尤其不利。
　　4. 文件筐測驗實施程序
　　文件筐測驗可以集體施測，實施過程分準備、測試和評分三個步驟。
　　（1）準備
　　主要指測驗材料和測試場所的準備。給每個考生的測驗材料，事前要編上序號，答卷紙也要有相應序號，實施前要注意清點核對。答卷紙主要由三部分內容構成：一是考生姓名（或編號）、應聘單位和職位、文件序號等；二是處理意見（或處理措施）、簽名及處理時間；三是處理的理由。文件序號只是文件的標識順序，不代表處理的順序，應允許考生根據輕重緩急調整順序，但給所有考生的文件順序必須相同，以示公正。測試的場所要求比較寬敞、安靜，每個人一桌一椅，相互之間無干擾。為了保密，最好所有考生在同一時間完成。如果文件內容涉及到招聘單位內部的一些情況，測試前應對所有考生提供培訓，介紹相關情況，縮小內部考生和外部考生對職位熟悉程度的差別。
　　（2）實施
　　主試要對測驗要求做一個簡單介紹，說明注意事項。然后發給考生測試指導語和答卷紙，回答考生的提問，當考生覺得沒有問題后，再發測試用的文件。考生人數比較少時，也可以一次將材料發給考生，但要求考生嚴格遵從主試的要求，先看指導語再看文件。測試指導語是測試情景、考生扮演的角色、考生任務和測試要求的說明，必須明確、具體，一目了然。有時在初級人員的文件筐測驗中，發給考生指導語后，讓考生完成一個指導語的測驗，強迫考生熟悉理解指導語，這在文件水平低的群體中有時十分有用。在考生正式進入文件處理后，一般不允許考生提問，除非是測驗材料本身有問題。
　　文件筐測驗答卷紙示例
　　文件筐測驗答卷紙
　　考生編號選拔職位文件序號處理意見：
　　簽名
　　月日處理理由：
　　文件筐測驗指導語示例（供選拔秘書用）
　　指導語
　　這是一些辦公室工作的模擬練習。目的是了解您在辦公室事務處理方面的經驗與能力。
　以下是有關的背景情況，請您務必仔細閱讀并牢記于心：
　　您是局辦公室秘書之一，大家都稱您小A。此辦公室是直接協助幾位局領導工作的職能部門，目前由田主任一人負責。
　　今天是1996年5月24日，星期五。局里在遠郊召開一個重要會議，田主任和辦公室所有其他同事都去辦理會務，只有您一個留守。所有局領導都在出席重要會議。您不能找他們請示，局里其他同事也都因種種原因不能給您幫忙。最不巧的是，由于那里電信線路出現故障，您無法和在郊區開會的田主任及其他同事聯系。
　　田主任昨晚輾轉托人給您一張便條：

　　小A：
　　明天（24日）有這么幾件事情要偏勞你：
　　1） 主管分房的李局長要了解職工對分房辦法第五稿的意見。請你看一下職工的意見材料，代我起草一份500字左右的報告。
　　2） 實習生鄭蘭說是寫了一份信息，你給看一下。最近局里上報的信息比較少，被采用的更少。看這份信息能否上報或經修改后上報。
　　3） 請你給楊菁去封信，告訴她我們已經錄取了新秘書。
　　4） 請你根據李局長給馬林副局長來信的批示，把馬副局長的信處理一下。
　　以上幾件事情都不能再拖了，明天上午無論如何要完成。下午1∶00局里有車來會場，你搭車來會場，這里實在忙不過來。
　　明天上午辦公室若有什么事，你見機行事。辦公室不要因為我不在就影響正常運轉。
　　謝謝!
　　田5.23
　　現在是早晨8∶30，您一上班就得到上述指示和有關材料，您的任務是遵照指示完成所有工作。
　　以下是您在完成工作中必須遵守的程序和規定：
　　1. 首先，請您完成《指導語自測題》，回答結果構成評分的重要內容。
　　2. 其次，請在《日程計劃表》上擬訂一份今天的日程安排，若情況變化，日程安排可以更改，但必須在《日程計劃表》上予以注明。
　　3. 一切任務請按您本人對秘書工作的理解和相應的指示獨立完成，并一定要說明這么處理的理由，否則要倒扣分。
　　現在請開始!
　　指導語測驗示例（供選拔秘書用）
　　考生編號：應聘職位：指導語測驗題
　　請您判斷以下陳述是否正確，選擇“是”或“否”：
　　1. 局里只有你一人上班。
　　A.是B.否
　　2. 有什么不清楚的事情，您可以打電話請示田主任。
　　A.是B.否
　　3. 能處理完最好，處理不完向田主任好好解釋一下，他會諒解的。
　　A.是B.否
　　4. 變動日程安排是允許的。
　　A.是B.否
　　5. 一件事情怎么處理有時候憑直覺，不一定非要說出理由。
　　A.是B.否
　　（答案： B， B， B， A， B）（如自己的回答與答案不符，請對照指導語檢查）
　　（3）評分
　　宜在考生做完后立即進行，當有質詢考生的設計時，特別應該如此。為求客觀，可將考生編號，由一個人將考生的處理意見和處理理由念給所有評分者聽，由各位評分者獨立評分。為了保證評分的一致性，事前的評分者培訓很重要。可以考慮對一部分考生（或者模擬考生）進行試評分，考查各個評分者對標準的掌握及評分過程中存在的問題，待取得一致意見后再往下進行。評分時，可按序號逐一評定，也可按文件內容分類評定。前一種辦法可以對考生的素質形成整體印象，后一種辦法容易達成評分標準的一致性。

　　（4）文件筐測驗示例
　　案例：
　　2004年2月25日某市人事局副局長接到了一份群眾寄來的《申訴書》，內容如下：
　　市人事局領導：
　　我叫張×，現在市××局工作。由于各種原因，我曾在2002年年度考核中被定為不稱職等級。單位領導據此于今年3月27日將我辭退，并書面通知了我本人。自4月份起單位又停發了我的工資。
　　我接到被辭退通知后，一時難以接受，精神恍惚，感到難以見人。同時，由于我愛人收入也比較低，三口之家的生活受到很大影響。因此，我于今年4月20日向單位領導提出申訴。但是，單位領導說：“你已經被辭退，不再是我單位的人了。何況已經時隔半個多月了，我們也不再受理了。”萬般無奈之中，只好給你們寫信反映情況。請在百忙之中過問一下此事，關心一下我這個普通人。
　　申訴人：張×
　　2004年2月23日
　　如果此《申訴書》內容全部屬實，你認為趙×所在單位對趙×的處理是否正確，并說明理由；請你根據《國家公務員暫行條例》的有關規定，提出具體的處理意見。